Les charges de copropriété

Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil indispensable à la bonne gestion de la copropriété qui permet à l'assemblée générale (et au-delà, au syndicat de copropriété lui-même) de « fixer des limites » au syndic. En effet, le syndic devra tout mettre en œuvre pour respecter le budget voté par l'assemblée générale et pour contrôler les dépenses de la copropriété.

Le budget prévisionnel est préparé tous les ans par le syndic et il est voté par l'assemblée générale dans les six mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable précédent. Il réunit l'ensemble des dépenses de fonctionnement, de maintenance et d'administration courante des parties communes et des équipements communs de la copropriété pour l'exercice comptable à venir.

Il doit être précis et détailler toutes les sommes prévues poste par poste. Cela est d'autant plus impératif que le syndic fondera le calcul des provisions trimestrielles sur ce budget prévisionnel. Et c'est le versement de ces provisions qui permettra au syndic d'être en mesure de régler, au fur et à mesure, les dépenses de la copropriété. Il est donc impérieux pour le syndic de disposer des fonds nécessaires.

Alors que la nature du budget prévisionnel est d'anticiper les dépenses de l'année à venir, certaines dépenses pour travaux n'ont pourtant pas à figurer dans le budget prévisionnel. La liste de ces travaux « hors budget prévisionnel » est fixée par décret et regroupe actuellement :

• les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble
• les travaux qui portent sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance
• les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou plusieurs éléments d'équipements existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments
• les études techniques comme les diagnostics et les consultations
• et d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de la copropriété

Le contrôle et l'examen des comptes et dépenses du syndic sera pour partie effectué à partir de ce budget prévisionnel, sauf bien entendu pour le contrôle des dépenses qui ne relèvent pas de ce budget ou qui ne peuvent par nature (travaux urgents par exemple) pas y figurer.

Les charges communes générales

Les charges générales, également appelées charges courantes ou charges collectives, concernent la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes. Elles sont inscrites dans le budget prévisionnel.

Exemples : le nettoyage de l'immeuble, l'éclairage des parties communes, le ravalement, les frais d'accès à l'immeuble (interphone, digicode), mais aussi les frais de tenue des assemblées générales, les assurances de la copropriété, les honoraires du syndic et les consommations d'eau et d'électricité des parties communes.

Ces charges générales concernent tous les copropriétaires, qui y contribuent tous. Elles sont réparties entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot. Rappelons que chaque lot est constitué d'une partie privative et d'une quote-part de parties communes.

Si la quote-part d'un copropriétaire est de 150 / 1 000^ème du total de l'immeuble, ce copropriétaire contribuera pour 15 % des charges générales alors qu'un copropriétaire d'un lot qui représente 20 / 1 000ème du total de l'immeuble contribuera lui à hauteur de 2 %.

Les charges générales sont donc réparties entre les copropriétaires en fonction de la « valeur » de leur lot dans la copropriété. Le mode de calcul de la répartition des charges générales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité lors d'une assemblée générale des copropriétaires.

Les charges spéciales

Les charges spéciales concernent les frais de fonctionnement des services collectifs et des éléments d'équipements communs comme par exemples, l'ascenseur, le chauffage collectif. Elles sont inscrites dans le budget prévisionnel.

Les charges spéciales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de l'utilité potentielle que les services et les éléments collectifs représentent pour leur lot. Le calcul de la répartition des charges spéciales ne tient donc pas compte de l'usage réel du service ou de l'élément d'équipement commun.

Ainsi, un copropriétaire d'un appartement situé au 5ème et dernier étage d'une copropriété contribuera davantage aux frais de fonctionnement de l'ascenseur que le copropriétaire d'un appartement situé au 1er étage, quel que soit son usage réel.

Le mode de calcul de la répartition des charges spéciales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité de tous les copropriétaires lors d'une assemblée générale.

Les charges pour travaux urgents

Les charges pour travaux urgents sont des charges qui concernent des travaux imprévus mais nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Ce sont des charges « extraordinaires » dans le sens où elles sont imprévues.
Ces travaux ne pouvant ni être budgétés ni être provisionnés, ils représentent un surcoût de charges pour les copropriétaires.

La question se pose souvent d'estimer le degré réel d'urgence. Pour répondre à cette question, il convient tout simplement de s'en poser une autre : a-t-on le temps de convoquer une assemblée générale ? Ce qui revient à se demander si le fait d'attendre la tenue de cette assemblée va aggraver la situation (et augmenter les frais, même si le délai de 21 jours peut être réduit pour urgence) ?

Le paiement et le recouvrement des charges

Le paiement des charges de la copropriété s'impose à tous les copropriétaires.
Le paiement comme le recouvrement des charges est confié au syndic qui gère donc la trésorerie de la copropriété : les fonds appartiennent au syndicat (c'est-à-dire l'ensemble des copropriétaires) et non au syndic qui en assure seulement la gestion.

C'est pour que le syndic puisse remplir sa mission et disposer des fonds nécessaires aux dépenses courantes qu'un budget prévisionnel est voté lors de l'assemblée générale. C'est sur la base de ce budget prévisionnel que les copropriétaires devront verser tous les trimestres des provisions sur charges égales au quart du budget prévisionnel. Un autre fractionnement (semestriel ou mensuel) peut avoir été prévu en assemblée ; le montant de ces provisions tient alors compte de ce fractionnement (1/2 ou 1/12^ème).

Les provisions sur charges sont calculées sur la base du budget prévisionnel et concernent par conséquent des dépenses prévues.
Il existe également des provisions sur charges « hors budget prévisionnel» :

• pour financer les travaux qui ne relèvent pas du budget prévisionnel (comme les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble) ou qui portent sur les éléments d'équipements communs autres que les travaux de maintenance. Le montant et la date d'exigibilité de la dépense sont fixés par l'assemblée générale.
• pour financer les travaux urgents. Dans ce cas, le montant de la provision est limité au tiers du montant estimé sur devis. Les modalités de recouvrement de ces provisions sont votées par l'assemblée générale. Ce qui signifie que l'assemblée générale peut prévoir qu'il y aura des dépenses imprévues, déterminer comment et quand ces dépenses seront réglées ; l'inconnue de l'équation reste le montant de la dépense.

En plus de ces provisions, le syndic est également en droit de demander aux copropriétaires de verser des avances. Comme pour les provisions, il existe 3 types d'avances.

• Les avances constituées par les provisions spéciales pour assurer les travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs qui pourraient être nécessaires dans les 3 années à venir mais non encore décidés
• les avances constituant la réserve fixée dans le règlement de copropriété couramment appelée le fonds de roulement (anciennement « avance de trésorerie permanente »). Toutefois, le montant de ce fonds de roulement doit être inférieur à 1/6^ème du budget prévisionnel. Plus simplement, il ne peut donc pas représenter plus de 2 mois de budget
• les avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale. Ces avances constituent le fonds d'épargne ou fonds de prévoyance et serviront à financer les travaux de gros entretien et de conservation des parties communes qui seront décidés ultérieurement.

Quelle est la différence entre une provision sur charge et une avance ?

La différence entre une provision et une avance est importante surtout en cas de vente de lot(s) par un copropriétaire. En effet, les provisions versées sont « définitivement » versées, alors que les avances effectuées au titre du fonds de roulement et des travaux non encore décidés sont récupérables. Un copropriétaire qui vend un lot peut récupérer une avance faite au syndic mais pas une provision.

Les provisions sur charges sont des sommes appelées dans l'attente du solde définitif des charges qui résultera de l'approbation des comptes par l'assemblée générale. Lorsque l'assemblée générale aura approuvé les comptes, le trop-perçu ou le manque à percevoir sera porté au crédit ou au débit du compte de chaque copropriétaire.

Les avances sont des sommes appelées sur la base du règlement de copropriété ou d'une décision d'assemblée générale qui constituent soit des réserves soit un emprunt du syndicat auprès de tout ou partie des copropriétaires.

Quand faut-il payer les charges ?

Cela dépend de la nature des charges :

• pour les charges prévues dans le budget prévisionnel (charges courantes) : par quart et d'avance chaque trimestre sauf si l'assemblée générale a voté un autre fractionnement
• pour les charges non prévues dans le budget prévisionnel : la date de l'appel des charges est fixée par l'assemblée générale.

Dans les deux cas, le syndic envoie par simple courrier un appel de charges qui indique le montant dû, l'objet de la dépense et la date d'exigibilité.
Il peut paraître évident que les avis doivent être envoyés avant la date d'exigibilité, mais cela ne l'est pas pour tous les syndics. De surcroît, la loi ne prévoit pas de sanctions pour les syndics qui oublient d'envoyer les avis ... alors que les charges restent quand même dues en l'absence d'envoi.

Que se passe-t-il en cas de retard de paiement ?

Les retards voire les défauts de paiement des charges par les copropriétaires causent un préjudice à toute la copropriété et peuvent même la mettre en danger. C'est pourquoi les pouvoirs du syndic dans le recouvrement des fonds sont importants (injonction de payer devant le tribunal compétent, saisie des loyers du locataire si le copropriétaire défaillant est bailleur, etc.).

Si les charges courantes (provisions) sont exigibles au 1er jour du trimestre, l'exigibilité des autres charges est fixée par l'assemblée générale. Le syndic doit envoyer par lettre simple un avis (appel de fonds) aux copropriétaires et indiquer la date d'exigibilité des sommes dues. Il doit également rappeler le délai de paiement prévu par le règlement de copropriété lorsque le règlement en prévoit un. Si l'assemblée générale n'a jamais voté de décision à ce sujet et qu'il n'est par conséquent pas fait mention d'un quelconque délai sur l'appel de fonds, alors les charges sont payables sans délai.

Lorsqu'un copropriétaire ne règle pas une provision, le syndic lui envoie une mise en demeure. Si le copropriétaire ne règle toujours pas cette provision dans un délai de 30 jours, le syndic est en droit de lui réclamer immédiatement la totalité des provisions budgétées pour l'année. Ce qui signifie que le défaut de règlement d'une seule provision rend des échéances à venir immédiatement exigibles.
Cette procédure de recouvrement accéléré des charges provisionnelles a été mise en place essentiellement pour éviter de mettre les copropriétés en péril du simple fait de copropriétaires indélicats.

Pour les autres sommes dues par les copropriétaires : le syndic n'est pas tenu d'envoyer de lettre de rappel, il peut passer directement à l'envoi d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Sans régularisation amiable dans le mois qui suit cette mise en demeure, le syndic peut agir directement en justice, sans avoir besoin de l'autorisation du syndicat ni du conseil syndical ni de l'assemblée générale et demander une injonction de payer au tribunal compétent.

Les frais engagés pour le recouvrement des impayés restent à la seule charge du copropriétaire défaillant. Ce sont par exemple : les frais de mise en demeure, de relance, d'huissier, de justice, d'hypothèque.

En tant que mandataire du syndicat, le syndic est habilité à mettre en œuvre divers moyens pour remplir sa mission de recouvrement des créances du syndicat. Il choisit le moyen à mettre en œuvre en tenant compte de la situation personnelle du copropriétaire redevable et des sommes dues. Il est responsable devant le syndicat du moyen d'action choisi et activé.

Il n'a pas besoin de l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour faire procéder à une saisie mobilière (sur un compte bancaire ou sur des loyers éventuellement perçus), mais doit par contre avoir eu l'aval de l'assemblée générale pour faire procéder à une saisie immobilière.

La révision des charges

Par révision des charges de copropriété, on entend en fait révision de la répartition des charges de copropriété et non révision du montant des charges de copropriété.

La répartition des charges est établie dans le règlement de copropriété. Elle n'est pas figée mais est quand même assez rigide car elle ne peut en principe être modifiée que par un vote à l'unanimité des voix des copropriétaires lors d'une assemblée générale.

Il existe cependant des exceptions : la cession ou l'acquisition de parties communes et/ou privatives par la copropriété, le changement d'usage d'un lot. Dans ce cas, l'assemblée générale aura également voté une décision, selon la majorité requise en la circonstance. La modification de la répartition des charges devra alors être votée à la même majorité : simple, absolue ou double majorité.

Il est également possible, dans certains cas, de demander la révision judiciaire des charges de copropriété. Selon la loi (article 10 de la loi du 10 juillet 1965), les charges doivent être réparties équitablement entre les copropriétaires. Si tel n'était pas le cas, tout copropriétaire qui estimerait que sa part est supérieure de plus de 25 % à ce qu'elle devrait être ou qui estime que la part d'un des copropriétaires est inférieure de plus de 25 % à ce qu'elle devrait être peut demander au juge du tribunal d'instance de se prononcer. Si le juge donne raison au plaignant, il établit alors une nouvelle répartition des charges qui s'imposera au syndicat (c'est-à-dire à l'ensemble des copropriétaires).

Charges récupérables, charges non récupérables

Les charges locatives des copropriétaires bailleurs sont constituées des charges récupérables et des charges non récupérables.

Les charges récupérables sont les charges qu'un copropriétaire bailleur peut récupérer auprès de son locataire. Il les règle au syndic et en demande ensuite le remboursement au locataire : le syndic s'adresse au copropriétaire pour le règlement de sa quote-part et le copropriétaire bailleur s'adresse ensuite au locataire. Le syndic n'a pas le droit de s'adresser directement au locataire pour lui demander de payer cette quote-part à la place du copropriétaire : il n'est pas habilité à intervenir dans la relation entre un copropriétaire bailleur et son locataire.

La liste des charges récupérables est établie par le décret du 26 août 1987 et toutes les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste restent donc à la seule charge du copropriétaire. Ces charges peuvent être regroupées en 3 grandes catégories :

• les dépenses qui correspondent aux services rendus liés à l'usage des différents éléments du logement
• les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des parties communes
• les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement

Pour les charges concernées par ce décret et donc récupérables, la méthode de calcul appliquée initialement pour le copropriétaire est « transférée » sur le locataire et est donc basée sur la quote-part des tantièmes. En effet, le mode de calcul et la répartition des charges sont établis par le règlement intérieur de copropriété et lors de la signature du bail d'un logement en copropriété, le locataire s'engage à respecter le règlement intérieur de la copropriété. C'est pourquoi, le copropriétaire bailleur doit obligatoirement fournir au locataire une copie des extraits du règlement intérieur qui concernent notamment la destination de l'immeuble, l'usage des parties communes et privatives mais aussi le nombre de millièmes soumis aux charges.