Gestion locative : quelles démarches peuvent être faites à distance ?

A l’heure de l’assouplissement des règles de déconfinement, il faut garder en tête que le Covid-19 n’est pas éradiqué et que l’on meurt encore chaque jour de ce virus. Pour lutter contre sa transmission, il reste important de limiter autant que possible les déplacements et les contacts. On sait déjà que les visites immobilières peuvent tout à fait se réaliser à distance, mais quelles autres démarches à distance la loi autorise-t-elle dans le cadre d’une location ? Éléments de réponse dans cet article.

Signer le bail à distance

Il est possible de signer le bail de location sans avoir à se déplacer. Deux solutions sont légalement admises :

• envoyer les contrats par courrier papier : solution « à l’ancienne » un peu fastidieuse, avec bien sûr le risque, certes minime, que le courrier s’égare ou prenne du retard. De préférence donc, opter pour un courrier suivi. Attention, il est préférable d’obtenir d’abord la signature du cautionnement avant de procéder à celle du bail. Voici une suggestion de marche à suivre :

1. Le bailleur envoie au garant l’acte de cautionnement en 2 exemplaires à signer accompagnés du projet de bail. Le garant signe les actes et les renvoie (il conserve le projet de bail), puis le bailleur appose sa signature également sur les 2 actes et en renvoie un au garant.
2. Le bailleur envoie au locataire le bail à signer en 2 exemplaires. Le locataire signe les baux et les renvoie, puis le bailleur appose sa signature également sur les 2 exemplaires et en renvoie un au locataire.
3. Si une modification a été apportée au bail après la signature du garant, il faut renvoyer à ce dernier un exemplaire à jour du bail définitif.

• établir un bail numérique qui sera signé électroniquement, chose rendue possible par la loi Elan du 24 novembre 2018. La signature électronique consiste à entrer un code transmis, par SMS (sur téléphone mobile), par une société spécialisée qui vérifie ainsi l’identité du signataire. Il suffit ensuite, simplement, d’écrire une mention avec son nom et de cliquer sur le bouton « signer ». L’opération ne nécessite que quelques minutes. Le document signé est ensuite « verrouillé » informatiquement, rendant impossible toute modification, puis est stocké pendant plusieurs années (10 ans souvent) sur un serveur sécurisé.
  Attention, seule la signature électronique validée par une société spécialisée est valable juridiquement, une signature manuscrite scannée n’est pas suffisante. Dans votre Espace Propriétaire, l’onglet Gererseul vous donne accès à ce type de prestation, bien plus rapide, pratique et écologique que les allers-retours postaux.

Quid des états des lieux ?

La loi dit explicitement que l’état des lieux doit être dressé de façon contradictoire, c’est-à-dire que son contenu doit faire consensus auprès des deux parties (ou du moins que les divergences d’opinion soient mentionnées), et qu’il doit être signé également par les deux parties. Si en principe cette étape se déroule en présence simultanée du bailleur et du locataire ou de leurs mandataires respectifs sur place, d’autres solutions peuvent être envisagées tant qu’elles respectent le principe du contradictoire : par exemple un état des lieux en appel visio par l’une des parties puis envoi du document à l’autre partie pour signature (physique ou électronique). Dans ce cas, veillez à ce que la qualité de la connexion permette une image d’une résolution suffisante. Des photos peuvent être ajoutées à condition de s’assurer que l’autre partie les valide : cela peut se faire par exemple par un envoi de ces photos par mail avec accusé de réception.

L’état des lieux réalisé de manière « classique », en présentiel, reste toutefois la meilleure solution pour éviter tout risque de malentendu, sous réserve bien sûr de respecter les gestes barrière. A noter cependant qu’il reste la possibilité de faire réaliser l’état des lieux par un huissier qui, lui, peut le faire seul, mais cette prestation est payante et généralement réservée pour les cas litigieux.

Remise des clés : au choix

La remise des clés doit se faire en même temps que l’état des lieux d’entrée ou de sortie, donc, suite à ce qui a été dit précédemment, dans la plupart des cas elle se fera en mains propres (c’est le cas de le dire…). Mais rappelons tout de même que la remise des clés par lettre recommandée avec accusé de réception est valide légalement (art. 22 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989), bien que nous conseillions tout de même aux locataires de s’assurer que leur propriétaire est d’accord pour procéder ainsi.