Sur chaque quittance envoyée au locataire figure le montant du loyer et le montant des provisions sur charges : focus sur la régularisation des charges.
Sommaire
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
Lorsque vous faites payer son loyer à votre locataire, ce dernier s’acquitte en fait du loyer et des charges. Ces dernières devant rester bien distinctes du loyer.
Le terme exact est en fait « provision sur charges récupérables», ce qui signifie que vous estimez un montant, généralement mensuel, de charges à payer, souvent en fonction de l’année précédente et que vous procédez ensuite à une régularisation des sommes versées.
Lorsque vous réglez des charges qui correspondent en fait à l’usage du logement et de l’immeuble, vous êtes en droit de les récupérer auprès de votre locataire et donc de vous faire rembourser ces frais engagés pour le compte du locataire.
Retrouvez la liste des charges récupérables auprès du locataire dans notre guide de la location.
Procéder à la régularisation des charges, c’est comparer le total des provisions versées par le locataire au total des dépenses réellement réglées par le propriétaire, sur la même période.
Cette comparaison établit soit un trop-perçu à rembourser au locataire, soit un supplément à lui demander.
Quand procéder à la régularisation des charges ?
Lorsque vous demandez à votre locataire de régler tous les mois une provision sur charges, vous devez procéder au moins 1 fois par an à la régularisation des charges. La loi ne prévoit pas de sanction pour les bailleurs qui oublient de procéder à cette régularisation annuelle.
Il faut pour cela avoir en votre possession l’état de répartition des charges et l’état des dépenses pour l’année précédente. Pour les copropriétaires, ce document est fourni par le syndic lorsque l’assemblée générale a approuvé les comptes de l’année précédente et voté le budget prévisionnel de l’année suivante.
Il faut également connaître le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
Comment calculer la régularisation des charges ?
Lorsque vous disposez de tous les éléments nécessaires, vous pouvez calculer le montant de la régularisation annuelle.
Déterminez pour cela le total des provisions sur charges perçues et le montant des charges locatives payées.
Pour les copropriétaires, l’état de répartition des tantièmes et des familles de charges vous sera indispensable pour effectuer vos calculs. Bien répartir les charges dans la bonne famille (récupérable ou non) est très important car les propriétaires sont seuls responsables de la ventilation et du calcul effectués, même sils ont été faits par un syndic.
Comment informer le locataire, avec quels justificatifs ?
Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte détaillé des charges. Pour les locataires d’un logement situé dans une copropriété, le décompte doit indiquer les familles de charges (chaque dépense doit être affectée à une famille de charges) mais aussi la manière dont sont réparties les charges entre locataires.
Le propriétaire doit par ailleurs tenir à la disposition du locataire et pendant 1 mois à partir de l’envoi du décompte tous les justificatifs établissant le bien-fondé des charges demandées : factures, contrats de fournitures, etc.
Lorsque le délai de 1 mois est écoulé, les charges sont considérées comme justifiées (puisque non contestées).
A noter : le projet de loi ALUR de Mme Duflot en cours de discussions prévoit que soit en plus jointe une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
Rembourser un trop-perçu, encaisser un supplément
Les trop-perçus sont de plus en plus rares alors que les suppléments sont « habituels ».
Selon le montant du supplément que vous indiquerez sur le prochain avis d’échéance, vous pouvez demander à votre locataire qu’il le règle intégralement avec le prochain loyer ou vous pouvez lui proposer d’étaler le paiement sur plusieurs mois. Vous devrez reporter toutes les sommes perçues et celles restant à percevoir sur les quittances et appels de loyer.
N’oubliez pas que demander un supplément important en une fois peut mettre votre locataire dans une situation délicate et que cela peut voir pour effet secondaire indésirable un impayé de loyer.
Pour les bailleurs qui doivent encaisser un supplément de charges, veillez à réévaluer le montant des provisions pour charges payées avec le loyer.
Que se passe-t-il en cas d’oubli de régularisation ?
Si la loi oblige les bailleurs à effectuer une régularisation annuelle des charges, elle ne prévoit pas pour autant de sanction en cas de défaillance.
Les bailleurs peuvent même actuellement remonter sur les 5 dernières années pour régulariser les charges. On parle alors de rattrapage de régularisation. Le projet de loi ALUR de Mme Duflot qui doit être examiné demain au Sénat prévoit toutefois de réduire ce délai de prescription à 3 ans.
(2 votes, average: 4,00 out of 5)
Loading...
Bonjour,
Je loue une maison à un locataire qui est arrivé LE 10 JUIN 2017
la provision pour charges est de 20 euros mensuelle la taxe d’ordures ménagères est de 233.50 pour 2017
comment calculer la régularisation des charges ? DE JUIN 0 SEPTEMBRE OU de juin à décembre
merci de m’aider
cordialement
Bonjour, je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour,
je suis propriétaire d’un studio que je mets en location;
Mon locataire venant de partir, je dois régulariser les charges;
Cependant après consultation des provisions de charges qui me sont demandés par mon syndic et sur lesquelles figurent la somme à demander au locataire (ce qui facilite mon travail), je me suis aperçue que pour la consommation d’eau froide (compteurs individuels) VEOLIA a appliqué le forfait maximum (150m3), le compteur n’ayait pas été relevé en temps et en heure.
Le syndic me dit que le trop perçu sera régularisé l’année prochaine.
Comment dois-je me débrouiller avec mon locataire (nous avons relevé sa consommation réelle à son départ) étant passé de 146 euros le trimestre à 637 euros le trimestre à cause de cet application de forfait maximum?
Je lui fais payer sa consommation réelle et le reste est à ma charge jusqu’à la régularisation de VEOLIA?
Où bien il paie la somme et je lui restitue le trop-perçu une fois la régularisation effectuée par VEOLIA?
Je vous remercie
Bonjour, je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour,
En location depuis le 1/01/2016, une régularisation des charges vient de m’être adressé avec un complément à payer.
Les charges sont les taxes d’enlèvement des ordures et l’entretien de la chaudière. Sauf que la chaudière n’a pas été entretenue sur 2016 mais qu’au mois de février 2017.
Dois-je payer le surplus en sachant que les charges à payer sont normalement les frais effectifs engagés dans l’année écoulée ? Car mon propriétaire ne veut rien entendre.
Il me dit que du moment que j’ai utilisé la chaudière en 2016, il faut payer !
Est-ce légal ?
Merci par avance.
Bonjour, il me semble que vous avez raison, il ne peut pas vous faire payer l’entretien en 2016 si celui a eu lieu en 2017. Si vous voulez avoir confirmation, n’hésitez pas à poser la question à l’Adil !
Bonjour,
Je souhaite obtenir vos conseils sur un cas de trop perçu de charges locatives.
En effet, je suis locataire chez un bailleur social et celui ci avait fait une estimation haute des charges liées au chauffage. Depuis juin 2015, il me prélève 78 euros par mois pour cela. L appartement étant parfaitement bien isolé, je n ai jamais allume le chauffage en 2 ans.
Le bailleur m a informé par courrier qu il allait me rembourser le trop perçu de l année 2015.
En revanche, il m informe que le trop perçu de 2016 ne sera remboursé qu en octobre 2017.
Ma question, quels sont les délais légaux pour effectuer les remboursements de trop perçus?
Le bailleur s est engagé par écrit à faire une régularisation de charges mais ne semble pas presse à le faire….
À date, le bailleur me doit environ 1400 euros…
Ai je le droit de déduire cette somme ou une partie de cette somme des prochains loyers?
Bonjour, non ne faites SURTOUT pas cela. Vous devez régler ce litige à part, et je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour,
Je suis propriétaire depuis février et l’assemblée générale va se tenir cette semaine. Il m’est demandé d’effectuer la régularisation sur les charges de 2016, année où je n’étais pas encore propriétaire.
Ma question : qui doit voir avec l’ancien propriétaire pour payer le montant de la régularisation? Et en sera t-il de même pour l’année prochaine au moment de régulariser les premiers mois de 2017 où je n’étais pas propriétaire?
D’avance merci.
Laurent
Bonjour, je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour, mon propriétaire a t’il le droit de faire une régularisation de gaz à la fin des 6 premiers mois de présence dans le logement ? Il me réclame la somme de 1660.21 de gaz (chauffage & eau chaude) sachant que je lui verse 100 euros /mois de charge gaz, l’électricité étant à mon nom.
Bonjour, je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
Bonjour j ai un locataire qui me demande des justificatifs electriques que je n ai pas comment faire ?
Bonjour, si votre locataire fait allusion au diagnostic d’installation électrique, celui-ci n’est obligatoire qu’à partir de juillet 2017. Ca ne vous empêche pas d’en faire un avant (adressez-vous à un diagnostiqueur immobilier) mais vous n’en avez pas l’obligation à ma connaissance.
Bonjour j ai reçu un courrier mentionnant le remboursement de 500 euros sur mon compte mais je voudrais savoir si c est mon compte bancaire ou mon compte liée àu bailleur merci
Bonjour, ne serait-il pas plus simple de demander directement à votre bailleur ?
Bonjour, je suis propriétaire bailleur, en train de faire le courrier de régularisation des charges. La régularisation est importante, aussi, je voudrais proposer au locataire d’augmenter la part du loyer dédiée aux charges. Si je ne veux pas augmenter le loyer, est ce que peux juste baisser la part loyer et augmenter la part provision? Je pense qu’il me faudra informer la CAF de cette manipulation car le locataire a une aide au logement.
Merci
Bonjour, en effet je pense que c’est possible, mais je vous invite à prendre conseil auprès de l’Adil qui seront plus à même de vous renseigner.
bonjour ,je viens de recevoir le décompte de charges 2015 que m à transmis mon propriétaire.
j ai refais le calcul et je ne trouve pas le même montant .
il y un montant dans la colonne quote part et le même montant dans
la colonne locatif.
pouvez vous m expliquer la différence entre la quote part et le locatif ?
cordialement
Bonjour, pour ce genre de question je crois qu’une consultation auprès d’un conseiller de l’Adil serait plus indiquée 🙂
J’ai confié la gestion de la location de mon appartement à un cabinet de gestion immobilière car je suis un particulier n’ayant pas de connaissances particulières en ce domaine. Le montant du loyer était « charges comprises », à aucun moment de 2010 à 2015, ce cabinet de gestion ne m’a demandé quoi que ce soit concernant le montant annuel des charges récupérables. Mon locataire a donné son congé et a quitté l’appartement fin avril, laissant un appartement dans un état de saleté inconcevable. Voyant que la relocation tardait, j’ai demandé des comptes au gestionnaire et lui ai demandé de m’envoyer copie de l’état des lieux de sortie, ce qu’il aurait dû faire dès son établissement, vu l’annotation « TRES SALE, A FAIRE » précisée en gros sur le document. Après demande de ma part, il m’a fait parvenir un devis de 900 euros pour la remise en état de cet appartement. Vu la somme excessive, j’ai fait moi même le nettoyage et les travaux. Entre temps je lui ai envoyé une lettre RAR mettant l’accent sur son manquement à son devoir d’alerte, et lui signifiait que conformément à la loi CHATEL je rompais notre contrat sans préavis, dès réception de ce courrier.
Le gestionnaire me demande maintenant de lui envoyer tous les rapports annuels de charge de 2010 à 2015, et me demande restitution de la caution pour la locataireirrespectueuse, alors que sans recourir à une entreprise de nettoyage, j’ai eu des frais de voyage car j’habite à 200 km de la ville où est situé mon bien en plus de la fatigue pour tout remttre en état.
Que puis-je faire ?
Bonjour, c’est une question assez complexe, je vous invite plutôt à contacter l’Adil pour vous renseigner, c’est gratuit.
Je voudrais voir sur papier que je dois me faire tenbourser
Bonjour
chaque année mon bailleur me reverse un trop perçu sur les charges locatives pour l’exercice 2015 il me rembourse une somme de 178€ Malgré cela il a augmenté le montant prévisionnel et mensuel de mes charges locatives pour l’année 2016 en a t’il le droit ??
Le propriétaire est dans son droit : il se base sur les éléments fournis par la copropriété. Pour en savoir plus je vous invite à consulter cette page de notre guide de la location : http://www.locservice.fr/guide/copropriete/charges-copropriete.html
Bonjour, je m’interroge sur l’augmentation de 82 euros de plus par rapport à l’année précédente de ma provision d’eau chaude qui me ramène à ce jour à une provision de 136 euros par mois au lieu de 54 l’année précédente qui elle s’est vu augmenter de 20 euros, ce qui est normal puisque j’ai eu une personne de plus pendant 6 mois. Mais cette année nous ne sommes que 2 dans le foyer. Ma fille et moi-même. Cette dernière n’était pas là 3 semaines en Août. N’est pas là depuis septembre du vendredi matin au mardi soir. Et que nous n’avons pas pu nous doucher tous les jours (beurk) faute de n’avoir que de l’eau tiède voir limite froide pendant presque 20 jours non consécutifs. Il semblerait vu l’augmentation que nous aurions consommé plus du double d’eau que l’année précédente malgré tout. Comment faire pour vérifier ? Quel recours ? Il s’agit d’eau chaude collective avec un compteur en sous-sol mais également un compteur dans l’appartement pour vérifier (ce qui a été fait sur le compteur de chez moi). 136 euros par mois d’eau = 1632 euros annuels et le tout sans détail à part que l’eau m’est facturée à un peu plus de 10 euros le m3 et que si je cherche sur le service des eaux de ma commune elle est à maxi 5 euros.
Bonjour,
Mon bailleur a décidé d’ajouter 1396,60 sur ma quittance en plus de mon loyer de973,49 alors que n’étais redevable d’aucune somme.Le problème vient de ma voisine de palier à qui avait été facturé cette somme et qui venait d’emménager elle s’est rendue chez le bailleur la somme lui a été enlevée et on me l’a facturée d’office disant que cela me revenait t(elle m’avait fait part de ce problème). Le problème a commencé depuis octobre 2014 et malgré toutes mes démarches cette somme apparait toujours sur ma quittance J’ai entamé une énième discussion avec eux leur expliquant que je n’ai pas d ‘arriérés de loyers et que ce n’est pas normal de facturer une somme sans aucun justificatif et la la gestionnaire me dit que j’ai été remboursé de trop sur la régularisation des charges (il, m’ont remboursé 1392 euros car j’avais payé en tout 2000 euros et quelques, j’ai un f4). Mais après la gestionnaire me fait croire qu’il y a eu inversion de compteur avec la locataire et les 1396,60 provient de ma consommation d’eau je n’ai toujours pas compris En plus lors du dernier entretien avec eux ils m’ont dit me faire une faveur parce qu’ils sont en tort et qu’il me retire 700 euros et je n’aurais que la moitié à payer avec courrier à l’appui et proposition d’un échéancier mais je n’ai pas signé ce courrier car toutes les explications données ne sont pas claires.
J’ai vu mon syndicat de logement qui leur a adressé plusieurs courriers en recommandés et aucune réponse n’a été donné ? Est-ce normal? Comment faire pour que soit retiré cette somme sur mon loyer?
Je vous remercie
Bonjour, je suis désolé cela dépasse mes connaissances, il vaut mieux prendre rdv avec un conseiller de l’Adil (gratuit)
Bonjour
– Je suis locataire ; sur mon bail de location il y a mention: Charges ( provisions) !
– Dans ces charges provisions les Ordures Ménagères sont ils compris ?
– Aujourd’hui j’ai reçu une lettre de huissier : AVIS DE POURSUITE PAR HUISSIER DE JUSTICE pour non payement de ORDURES MENAGERES somme 101,13 Euros !!!!
– J’ai jamais eu d’avis de payement , alors comment se fait t’il qu’un Huissier de Justice me réclame cette somme aujourd hui ???
– Je croyais que les Ordures Ménagères étaient dans les charges ?
– C’est n’est pas au propriétaire de payer les OM.
– Nous sommes 4 locataires ( quatre familles avec enfants dans quatre appartements et que deux bacs de 240 litres pour les ordures ménagères et un bacs de 240 litres pour le tries (papiers, cartons)…
– C’est à moi de payer la somme réclamer par le Huissiers de Justice pour les OM ou au propriétaire ????
Merci pour réponse Cordialement Pascal.
Bonjour,
Pour les locations classiques (non meublées), oui, la taxes d’ordures ménagères est récupérable, c’est à dire que c’est au locataire de la payer. Cependant le bailleur aurait dû vous fournir un justificatif, à savoir son avis d’imposition foncier.
S’il s’agit d’un bail de location meublée, la taxe n’est récupérable auprès du locataire que si le bail le précise (source).
Bonjour,
Dans votre article « Que se passe-t-il en cas d’oubli de régularisation ? » vous précisez que la loi ALUR va certainement modifier le rattrapage des charges.
Qu’en est-il aujourd’hui ?
Je n’ai pas augmenté le loyer depuis la signature du bail le 1er décembre 2009 (révision prévue dans le bail), ni réclamé les charges (taxes sur les ordures ménagères et consommation d’eau). Quel barème puis-je appliquer : le loyer est de 380 €. ?
je vous remercie pour votre réponse
Cordialement
Ohresser
Bonjour,
Merci pour ces rappels très importants.
En effet, toute entité exerçant une activité de location d’immeuble se doivent toutes de se plier à cette règle.